Guide · Byte
Byta bokföringsprogram: så flyttar du hela bokföringen
Det som stoppar de flesta byten är inte tekniken. Det är rädslan för att historiken blir kvar i det gamla programmet - och den rädslan är befogad, för underlagen följer inte automatiskt med.
Kort svar
Bokföringen flyttas med en SIE 4-fil, som innehåller kontoplan, räkenskapsår, ingående balanser och samtliga verifikationsposter. Underlag som kvitton och fakturabilder ingår inte i formatet och måste flyttas separat. Enklast är att byta vid ett räkenskapsårsskifte, men ett byte mitt i året går också.
När på året ska du byta?
Vid ett räkenskapsårsskifte är enklast. Du tar ut en SIE 4-fil för de avslutade åren, läser in dem som historik, och startar det nya året i det nya programmet. Inga perioder överlappar.
Mitt i året går också, och är ofta det praktiska valet - man vill sällan vänta tio månader. Då behöver du både ingående balans för året och samtliga verifikationer fram till brytdagen. Momsperioden är den detalj som oftast missas: byt hellre vid ett periodskifte än mitt i en momsperiod, annars ska en och samma deklaration byggas ur två system.
Brutet räkenskapsår ändrar ingenting i själva flytten. SIE 4-filen bär räkenskapsårets start- och slutdatum i sin #RAR-post, inte ett kalenderår, så ett år som löper till exempel 1 maj till 30 april följer med precis som ett kalenderår. Det som skiljer är kalendern runt omkring: bokslut, årsredovisning och årsmoms räknas från ditt räkenskapsårs slut, inte från nyår.
Vad som följer med - och vad som inte gör det
| Följer med i SIE 4 | Följer inte med |
|---|---|
| Kontoplanen med kontonamn | Kvitton, fakturabilder och PDF:er |
| Räkenskapsår och ingående balanser | Kund- och leverantörsregister med adresser |
| Samtliga verifikationer med konteringsrader | Artikelregister och prislistor |
| Dimensioner som kostnadsställen och projekt | Anställda, löneuppgifter och semesterskuld |
| Verifikationstexter och serier | Behandlingshistorik ur det gamla programmet |
Underlagen är den stora fällan. Bokföringslagen kräver att räkenskapsinformationen bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår räkenskapsåret avslutades - och underlagen ingår i det. Säger du upp det gamla abonnemanget innan bilderna är ute, är arkiveringsansvaret ändå ditt.
Sju steg som fungerar
- Begär en SIE 4-export ur det gamla programmet, ett år per fil. Kontrollera att filen innehåller
#VER-rader och inte bara ingående och utgående saldon. - Ladda ner alla underlag innan du säger upp något. Kvittobilder, leverantörsfakturor, avtal. Det här är momentet som tar tid, och det enda som inte går att göra i efterhand.
- Exportera sidoregistren som CSV: kunder, leverantörer, artiklar, anställda. De ligger utanför SIE.
- Importera historiken i det nya programmet och läs importrapporten. Varningar om okända konton ska förklaras, inte klickas bort.
- Stäm av balansräkningen mot det gamla programmets rapport, post för post, per räkenskapsår.
- Kör en momsperiod parallellt i båda systemen och jämför summorna innan du lämnar in.
- Behåll läsåtkomst till det gamla programmet i minst en momsperiod efter bytet, hellre ett år.
Fem kontroller som avgör om flytten blev rätt
- Balansräkningen summerar till noll i varje importerat år.
- Utgående balans i år N är lika med ingående balans i år N+1. Glappar det har ett år tappats eller dubblerats.
- Verifikationsnumren är obrutna. Luckor i en serie betyder att poster inte kom med.
- Momsredovisningen för senaste perioden ger samma summa i båda systemen.
- Kund- och leverantörsreskontran stämmer mot de obetalda fakturor du faktiskt har.
Kontrollera det här i avtalet innan du skriver på
Nästa gång du väljer program: ställ frågorna innan, inte när du vill lämna.
- Kan jag när som helst exportera hela bokföringen som SIE 4, utan att be om det?
- Kan jag ladda ner alla underlag i ett svep, eller ett kvitto i taget?
- Vad händer med min data om jag slutar betala? Får jag ut den, och hur länge finns den kvar?
- Kostar exporten något?
Ett program som gör det svårt att lämna räknar med att du inte ska orka. Det är en produktstrategi, och den bör påverka ditt val.
Vanliga frågor
Kan jag byta bokföringsprogram mitt i räkenskapsåret?
Ja. Du behöver då både ingående balans för året och samtliga verifikationer fram till brytdagen. Lägg helst brytdagen vid ett momsperiodskifte, annars måste en och samma momsdeklaration byggas ur två system.
Följer kvitton och fakturabilder med i SIE-filen?
Nej. SIE-formatet bär bokföringen, inte underlagen. Kvitton, fakturabilder och PDF:er måste laddas ner separat innan du avslutar det gamla abonnemanget.
Hur länge måste jag spara den gamla bokföringen?
Till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår räkenskapsåret avslutades, enligt bokföringslagen 7 kap. 2 §. Ansvaret ligger på ditt företag oavsett vilket program informationen råkar ligga i.
Behöver jag berätta för Skatteverket att jag bytt program?
Nej, programbytet i sig anmäls inte. Däremot ska ändringar av momsperiod eller bokföringsmetod anmälas, och sådana ändringar görs ofta samtidigt som ett byte.
Källor
Varje sakuppgift på sidan är kontrollerad mot en av dessa den 2026-08-24. Regler ändras - hittar du något som inte stämmer, säg till.