Guide · Personal
Anställa och lön: vad som händer i bokföringen
Den första anställningen är det största steget ett litet bolag tar i sin bokföring. Inte för att lönen är svår att räkna ut, utan för att den drar med sig en månadsrytm som aldrig tar paus.
Kort svar
En utbetald lön ger tre poster: lönen, den avdragna skatten och arbetsgivaravgiften på 31,42 procent. Månaden efter lämnas arbetsgivardeklaration, normalt den 12:e, och skatt och avgifter betalas. Utöver det växer en semesterlöneskuld på 12 procent varje månad.
Innan första lönen
- Registrera bolaget som arbetsgivare hos Skatteverket. Det ska göras innan första utbetalningen.
- Anställningsavtal - skriftligt, med lön, arbetstid, tillträde och anställningsform.
- Kontrollera skattetabell för den anställdes kommun, och om jämkningsbeslut finns.
- Bestäm semesterhantering - sammalöneregeln eller procentregeln.
Från och med registreringen ska arbetsgivardeklaration lämnas varje månad, även månader utan lön. Då lämnas en nolldeklaration. Registrera dig alltså inte i förväg "för säkerhets skull".
Vad en lön är i bokföringen
En bruttolön på 30 000 kronor kostar bolaget betydligt mer än 30 000 kronor, och delas upp i tre delar:
| Del | Vem får pengarna | Exempel vid 30 000 kr brutto |
|---|---|---|
| Nettolön | Den anställde | Brutto minus preliminärskatt |
| Preliminärskatt | Skatteverket, betalas av bolaget för den anställdes räkning | Enligt skattetabell |
| Arbetsgivaravgift | Skatteverket, bolagets egen kostnad | 31,42 % = 9 426 kr |
Bolagets kostnad är alltså bruttolönen plus arbetsgivaravgiften. Preliminärskatten är däremot ingen extra kostnad - den är en del av bruttolönen som går till Skatteverket i stället för till den anställde.
Arbetsgivaravgiften beror på födelseår
| Född | Arbetsgivaravgift 2026 |
|---|---|
| 1959-2002 | 31,42 % |
| 2003-2007 | 20,81 % på ersättning upp till 25 000 kr/mån, 31,42 % däröver |
| 1938-1958 | 10,21 % (endast ålderspensionsavgift) |
| 1937 eller tidigare | Ingen avgift |
Prisbasbeloppet för 2026 är 59 200 kronor, och det förhöjda 60 500 kronor. Det används bland annat för att bedöma skattefria förmåner och gränser.
Månaden efter: deklarera och betala
Arbetsgivardeklarationen lämnas månaden efter utbetalningen, på individnivå. För bolag med ett beskattningsunderlag på högst 40 miljoner kronor gäller den 12:e, med tre undantag.
| Lön utbetald i | Deklaration senast |
|---|---|
| Januari | 12 februari |
| Juli | 17 augusti |
| December | 18 januari året efter |
| Övriga månader | Den 12:e i månaden efter |
Bolag över 40 miljoner kronor deklarerar i stället den 26:e. Skatten och avgifterna ska vara betalda samma dag som deklarationen lämnas.
Semesterskulden växer varje månad
Semesterlagen 4 §: en anställd "har rätt till tjugofem semesterdagar varje semesterår". Enligt procentregeln i 16 b § utgör semesterlönen "tolv procent av arbetstagarens under intjänandeåret förfallna lön".
Det betyder att bolaget för varje utbetald lön drar på sig en skuld som ska betalas senare. Bokas den inte upp löpande blir resultatet för bra hela året och rasar vid bokslutet, när hela årets semesterskuld plötsligt ska in.
Semesterlöneskulden bär också arbetsgivaravgifter. Bokar du upp 12 procent av lönerna men glömmer avgifterna på den skulden är avsättningen för låg med ungefär en tredjedel.
Slutar någon innan semestern tagits ut betalas semesterersättning i stället, enligt semesterlagen 28 §.
Året som arbetsgivare
| När | Vad |
|---|---|
| Runt den 25:e varje månad | Lönekörning, utbetalning, bokföring av lön, skatt och avgifter |
| Den 12:e månaden efter | Arbetsgivardeklaration på individnivå, samt betalning av skatt och avgifter |
| Varje månad | Semesterlöneskulden ökar med 12 procent av lönerna, plus avgifter |
| Vid semesteruttag | Skulden minskar när semestern tas ut |
| Vid räkenskapsårets slut | Semesterskuld och andra upplupna personalkostnader stäms av |
Se bokslut och årsredovisning för hur personalposterna hanteras vid årets slut.
Vanliga frågor
Hur mycket kostar en anställd utöver lönen?
Arbetsgivaravgiften är 31,42 procent av bruttolönen för anställda födda 1959-2002. Till det kommer semesterlöneskulden på 12 procent, som i sin tur bär arbetsgivaravgifter, plus eventuell tjänstepension och försäkringar.
När ska arbetsgivardeklarationen lämnas?
Månaden efter att lönen betalats ut, normalt den 12:e. Undantagen är januarilön som deklareras 12 februari, julilön 17 augusti och decemberlön 18 januari året efter. Bolag över 40 miljoner kronor deklarerar den 26:e.
Måste jag lämna arbetsgivardeklaration en månad utan lön?
Ja. Så länge bolaget är registrerat som arbetsgivare lämnas en deklaration varje månad, även när den är noll.
Hur mycket semester har en anställd rätt till?
Tjugofem semesterdagar per semesterår enligt semesterlagen 4 §. Semesterlönen enligt procentregeln är tolv procent av den lön som förfallit under intjänandeåret.
Varför blir resultatet sämre vid bokslutet när man har anställda?
Oftast för att semesterlöneskulden inte bokats upp löpande. Skulden växer med varje utbetald lön, och bokas den bara en gång om året ser resultatet för bra ut i elva månader.
Källor
Varje sakuppgift på sidan är kontrollerad mot en av dessa den 2026-08-24. Regler ändras - hittar du något som inte stämmer, säg till.